אנשים רבים חושבים על מארגני אירועים כעל מתכנני חתונות או מפיקי מופעים, אך תחום הפקת אירועים עסקיים כרוך בהרבה יותר מזה. האורחים באירועים עשויים שלא להבחין בעבודתו של מפיק אירועים באירוע שתוכנן היטב, אך הם ישימו לב להעדר התכנון כשהאירוע הופך להיות כאוטי.
אם אתם מתכננים אירוע עסקי חשוב שאתם מצפים שיניב לכם תוצאות במונחים של הרחבת העסק, חדירה לשוק חדש, מציאת לקוחות חדשים או השקת מוצר, חברת הפקת אירועים עסקיים מציעה פתרונות מעשיים – לטווח הקצר או לטווח הארוך.
תחומי האחריות של הפקת אירועים עסקיים
הפקת אירועים עסקיים היא תהליך השימוש במיומנויות ניהול וכישורים ארגוניים שמוביל לתכנון וביצוע אירועים עסקיים וחברתיים. אנשים המתמחים בהפקת אירועים עובדים עם תקציבים, לוחות זמנים וספקים על מנת ליצור את האירועים הטובים ביותר עבור הלקוחות שלהם.
עסקים רבים משתמשים בחברות הפקות אירועים עסקיים כדי לתכנן את האירועים העסקיים החשובים ביותר שלהם.
חברת הפקת אירועים עסקיים עוסקת בתחומים שונים ומגוונים, אבל תפקידה העיקרי נופל לתחום ניהול האירועים. עבודה בתחום ניהול אירועים כוללת מעורבות בתכנון, ביצוע והפקה של אירועים של חברות, עמותות, וגופים עסקיים פרטיים, ציבוריים, ממשלתיים וחברתיים. במילים אחרות, תחום ניהול האירועים דורש מיומנויות חזקון של ארגון, תקצוב ויצירתיות.
תכנון וניהול אירועים
מפיק אירועים יתחיל לתכנן אירוע עסקי עם מפגש עם הלקוח ואיסוף מידע אודות החזון שלו לגבי האירוע, ובהמשך הם יפתחו תקציב לאירוע וישוחחו על הרעיון. לאחר ביסוס התקציב, חברת הפקת אירועים עסקיים תסיים את הקונספט לאירוע, ותעבוד ליישור מיקם ומציאת ספקית, לקבלת ההרשאות, האישורים והביטוחים הנחוצים.
אם, למשל, נדרשים רמקולים לאירוע, צוות הפקת אירועים עסקיים יתאם עם הלקוח כדי לספק את הרמקולים. אם יש צורך בתוספות אחרות, כמו חניה ותחבורה, הצוות יסדר גם אותם. ביום האירוע, צוות הפקת האירועים יהיה באתר לניהול האירוע ויטפל בכל הבעיות שצצות. בתום האירוע, הצוות יגבש את כל הפרטים שנותרו ויקבל משוב מהלקוח.
מאפייני העבדה של חברת הפקת אירועים עסקיים
הצוותים המועסקים על ידי חברת הפקת אירועים עסקיים עובדים לרוב בצמוד לצוותי יחסי ציבור ואנשי מקצוע מתחום האירוע לארגון והפקת האירועים.
חלק מאנשי המקצוע לניהול אירועים מטפלים בלקוחות במיקומים שונים, בעוד שאחרים מתמקדים בניהול אירועים באזור גיאוגרפי אד.
מארגני אירועים לעומת חברת הפקת אירועים עסקיים
תחומי האחריות העיקריים של מתכנן אירועים כוללים התנהלות במהלך האירועים, הבטחת התקנה מתאימה כפי שהוקמה על ידי הלקוח, ניהול צוות המלצרים, קשר עם חברות קייטרינג, ומשימות אחרות הקשורות להצלחת האירוע.
חברת הפקת אירועים עסקיים, לעומת זאת, נמצאת איתכם בכל צעד ושעל. הצוות המועסק על ידי החברה דואג לכל פרטי האירוע, כולל טיפול בספקים, יצירת וניהול תקציבים וקווי זמן, וסיוע במשא ומתן על חוזים וניהול בחירת המקום.
